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4 dicas para gerenciar seu e-mail

O e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente útil nos negócios. Menos intrusivo do que uma chamada de telefone, o e-mail é conveniente e rápido. Ele capacita empresários para administrar seus negócios a partir de praticamente qualquer lugar.

Você pode se comunicar com os clientes e consumidores, sintonizar-se com os funcionários e marcar reuniões importantes de seu escritório ou da onde você estiver.

Mas, quando usado de forma inadequada, o e-mail pode dificultar a produtividade. Mais de um quarto do dia do trabalhador, em média, são gastos em responder e ler e-mails, de acordo com uma pesquisa do Instituto Global McKinsey de 2012. Essa pesquisa descobriu que o email é a segunda atividade que ocupa os trabalhadores, ao lado das “tarefas específicas da função.”

Os líderes de negócios, CEOs e gerentes muitas vezes recebem centenas, se não milhares de e-mails por dia. Ler e responder a todas as mensagens podem tornar-se um grande consumidor de tempo e energia.

Uma caixa de entrada de e-mail desordenada – preenchida com mensagens antigas, por abrir ou sem importância, não só vai frustrá-lo, como vai impedi-lo de maximizar o seu tempo e distraí-lo de outras obrigações.

Aqui estão quatro estratégias para gerenciar melhor seu e-mail e manter o mínimo de mensagens em sua caixa de entrada:

1. Reserve um tempo para ler e responder a e-mail.

Não deixe o seu programa de e-mail aberto durante todo o dia. Alertas e deixar um sinal sonoro de mensagens recebidas podem interromper o seu fluxo de trabalho e deixá-lo fora de foco.

Em vez disso, agende blocos específicos de tempo ao longo do dia para verificar o seu e-mail. Você pode até tentar configurar o seu calendário e definir a sua disponibilidade para “ocupado”.

Se necessário, desligue seu celular e feche a porta do escritório para evitar interrupções por membros da família (se você trabalhar em casa) ou outras pessoas do escritório.

Personalize uma resposta de e-mail como esta, citado por Tim Ferriss em  “Trabalhe 4 horas por semana” :

“Devido à alta carga de trabalho, estou verificando e respondendo a e-mails duas vezes por dia, às 12:00h [Indique o fuso horário) e 16:00h.

Se você precisar de ajuda urgente (por favor, garanta que é urgente) que não pode esperar até 12:00 ou 16:00, por favor contacte-me através do telefone 9999-9999. ” 

A quantidade de tempo necessário para verificar os e-mails e respondê-los dependerá de quão freqüentemente você verifica e quantas mensagens você costuma receber. Alguns empresários acham que é mais eficaz dedicar 10 minutos a cada hora para o e-mail, já outros preferem apenas verificar o e-mail duas ou três vezes por dia.

2. Agir imediatamente.

Tomar decisões rápidas e prosseguir com uma ação imediatamente ajudará a manter sua caixa de entrada de e-mail sob controle. A idéia é não adiar para amanhã o que pode ser feito de imediato.

Quando você verificar suas mensagens, verifique na caixa de entrada de e-mails àqueles que podem ser imediatamente apagados como spam ou e-mails promocionais. Em seguida, selecione as mensagens que não exigem uma resposta e exclua ou arquive. Uma vez que você reduziu o número de mensagens em sua caixa de entrada, você será capaz de avaliar melhor quais são os mais críticos.

Responda ao remetente logo que você tenha lido a sua mensagem. Se não for possível, comunique ao remetente que você recebeu a mensagem e entrará em contato em breve. Defina um prazo e acompanhamento.

Não deixe que e-mails importantes permaneçam em sua caixa de entrada por dias e, a menos que você esteja em férias, responder no prazo de até 48 horas é o ideal. 

3. Organizar uma caixa de entrada com etiquetas, pastas e categorias.  

Embora a maioria dos e-mails possam ser excluídos, você provavelmente vai querer manter as mensagens relacionadas aos principais aspectos do seu negócio. Correspondência entre clientes, colegas e funcionários podem ajudar a esclarecer quaisquer mal-entendidos. A maioria dos programas de e-mail permitem aos usuários marcar mensagens com rótulos ou categorias específicas.

Priorize, agrupe, classifique e arquive mensagens para manter sua caixa de entrada organizada. Quanto melhor o seu sistema de arquivamento, mais fácil será para localizar e-mails específicos quando você precisar deles. Criar categorias para grandes temas como os seguintes: clientes, projetos e finanças, entre outros.

Em seguida, use subcategorias para arquivar e-mails relacionados a clientes ou projetos específicos. Antes de arquivar uma mensagem, assegure que a linha “Título/Assunto” seja fácil de identificar em uma pesquisa. Se não descrever com precisão o conteúdo do e-mail, edite o título/assunto antes de ser categorizado e arquivado.

4. Cancele e-mails promocionais indesejados.

Newsletters e propagandas pode sobrecarregar sua caixa de entrada e enterrar mensagens importantes.

Cancele o recebimento de mensagens de remetentes específicos, caso você não queira mais receber suas mensagens ou não tenha tempo para lê-las. Para tornar o processo de cancelamento de inscrição rápido e indolor, pesquise em sua caixa de entrada pelo termo “unsubscribe” ou “descadastre-se”. Reveja os resultados de pesquisa e determine quais e-mails você irá continuar a receber e quais você prefere viver sem.

Artigo adaptado e traduzido de Jacqueline Whitmore, publicado em  Entrepreneur.

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Written by Eduardo Swiech

Um latino americano dos idos de 1981. Apenas mais um curitibano, um 'CDF' de outrora, que gosta de games, filmes e seriados 'bem jóia'.

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