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Organize-se com Essas 6 Dicas e Tenha Dias Mais Produtivos

Vivemos vidas agitadas – longos dias no escritório podem ser atribuídos a uma lista interminável de responsabilidades, e as horas a mais de expediente significam menos tempo pessoal e para a família.

Apesar de que todos temos o mesmo número de horas em cada dia, você pode utilizar o seu tempo de forma mais produtiva, tornando-se altamente organizado. Aqui estão seis dicas que te levarão a dias mais produtivos.

1. Planeje seu dia na noite anterior.

Tomando 15 minutos todas as noites para planejar o seu dia seguinte permite que você comece cada dia com um propósito claramente definido. Quando você tem um plano já traçado, você pode atacar cada tarefa e imediatamente passar para a próxima quando concluí la. Não há perda de tempo em ficar tentando decidir o que fazer a seguir.

Imagine se você completou sete tarefas em um dia e passou 10 minutos entre cada uma tentando descobrir qual tarefa você ia fazer a seguir. No final irá perceber que gastou uma hora inteira para isso e que esse tempo perdido poderia ter sido gasto de forma produtiva ao invés de ficar “descobrindo” o seu próximo passo.

2. Tire todo o proveito de suas manhãs.

Geralmente o período da manhã define seu ritmo para o dia inteiro e também pode lhe fornercer um bloco de tempo completamente livre de distrações – sem telefonemas e e-mails – e é 100 por cento de tempo pra “você”.

Eu acordo às 5:30 todas as manhãs, sete dias por semana, a fim de manter a minha rotina. Faço exercícios e, em seguida, tenho das 7 as 8:30 definido como “meu tempo”. Esse tempo eu uso para escrever, que é algo que eu faço porque eu realmente amo – é quase terapêutico. Isto é, quando eu escrevo para o meu blog ou de outros meios de comunicação, tais como Entrepreneur.com.

A combinação de exercício físico e estimulação mental de escrever me permite começar o dia “à todo vapor”.

3. Aprenda a delegar corretamente.

Você não pode fazer tudo – Eu sei, eu não acreditava nisso também num primeiro momento. Eu pensava que poderia empilhar tarefa sobre tarefa e, eventualmente, teria tudo feito. Eu estava tão errado. Se você continuar fazendo isso, tudo vai desabar e você vai perder um tempo precioso quando descobrir.

Parte de ser organizado envolve certificar-se de que tudo o que precisa ser feito está sendo delegado corretamente. Quando seu negócio estiver funcionando como uma máquina bem lubrificada é que você irá liberar o tempo que anteriormente desperdiçava na tentativa de controlar o caos.

4. Trate sua mesa como mesa de um cirurgião.

As mesas dos cirurgiões são impecáveis. Tudo é organizado e arrumado perfeitamente – fornecendo aos médicos um ambiente de trabalho que lhes permite fazer o seu trabalho de forma eficiente, sem ter que procurar alguma coisa.

Mantendo sua mesa arrumada, limpa e organizados elimina a perda de tempo tentando encontrar qualquer coisa, pois alguns poucos minutos aqui e ali todos os dias, rapidamente se tornam um desperdício de tempo desnecessário.

5. Criar um cronograma de verificação de e-mail.

Existem dois hábitos de verificação de e-mail que matam sua produtividade – verificar constantemente ou ignorar por completo seu e-mail.

Atualizar constantemente seu e-mail a cada hora é um grande consumidor de tempo caso você pare o que está fazendo para responder esses e-mails a cada vez que atualiza los. Vamos constatar algo: nós recebemos muitos e-mails durante todo o dia – eles não vão parar chegar e você não pode responder a cada um no momento em que eles vêm.

Se você ignorar seu e-mail, isso o levará a uma caixa de entrada enorme, que vai acabar levando muito mais tempo para limpar – para não mencionar que a comunicação atrasada poderá causar confusão.

Crie um cronograma de e-mail e tente o seu melhor para cumpri lo. Eu gostaria de verificar meu e-mail quatro vezes por dia, passando de 15 a 20 minutos na tarefa a cada vez. Minha agenda é mais ou menos assim: eu primeiro começo o meu dia verificando os e-mails que chegaram durante a noite; antes do almoço cuido de todos os e-mails da manhã; no meio da tarde para acompanhar os e-mails da tarde e, finalmente, antes de eu sair garanto que abordei tudo o que veio a mim durante o horário comercial.

Mesmo mantendo um calendário rigoroso de verificação de e-mail, essa tarefa ainda leva uma hora inteira do meu dia – se eu não fosse organizado, esse número poderia ser significativamente maior.

6. Programação tempo pessoal – e não se engane com isso.

Trabalhar sem escalas nos leva ao estresse e fadiga – isso pode arruinar o seu foco e matar completamente sua produtividade. Você tem que “dar um tempo” para recarregar e, essencialmente, ter tempo livre, a fim de fazer mais.

Agende um tempo pessoal, e não apenas ficar dizendo que você vai ter tempo livre quando puder – porque essa abordagem não funciona. Quando você determina um tempo pessoal em sua programação, você fazer o necessário para que isso ocorra, o que lhe permitira afastar-se sabendo que tudo vai correr bem. Dedique esse tempo para a família, amigos ou hobbies – qualquer coisa que não esteja relacionado ao trabalho.

*Se essas dicas funcionam pra você, ou então você tem alguma uma dica que te ajudou a salvar o seu tempo e melhorar a sua produtividade, compartilhe nos comentários.

Artigo traduzido e adaptado de Entrepreuner. Original por Jonathan Long.

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Written by Eduardo Swiech

Um latino americano dos idos de 1981. Apenas mais um curitibano, um 'CDF' de outrora, que gosta de games, filmes e seriados 'bem jóia'.

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